L’inventario del parco IT aziendale è l’elemento essenziale per una gestione quotidiana e di successo dei dispositivi informatici presenti nella tua azienda!
Un ulteriore passo essenziale è quello di considerare il rinnovamento della flotta o addirittura un’operazione di riciclo del materiale.

Ma affinché il tuo inventario abbia successo, devi sapere concretamente cosa significa fare un inventario dei tuoi dispositivi, perché è essenziale e quale processo seguire affinché sia ​​effettivamente utile.

Troverai le risposte in questo articolo!

Che cos’è l’inventario?

L’inventario di un parco devices informatico potrebbe essere definito come un elenco preciso di tutte le attrezzature informatiche di un’azienda o di un’organizzazione, utilizzate o meno, funzionanti o meno.
In questa raccolta rientrano quindi:

  • Dispositivi mobili: smartphone, tablet, laptop, ecc.
  • Apparecchiature “da ufficio”, come ad esempio i computer desktop.
  • Accessori: mouse, tastiere, cuffie, microfoni, schermi, ecc.
  • E altri strumenti comuni come chiavette 4G, chiavette USB, dischi rigidi, ecc.

Idealmente, l’elenco può evidenziare anche gli utenti, nonché la loro posizione e attribuzione, e qualsiasi altra informazione che possa aiutare nella classificazione delle apparecchiature (contratti e fatture, data di acquisto e messa in servizio, garanzie, ecc.).

Utilizzato da tutte le aziende che commercializzano prodotti “fisici”, l’inventario è essenziale per ottimizzare il funzionamento della struttura per alcuni o per controllarne la redditività per altri. Nel nostro caso, l’inventario delle apparecchiature informatiche avrà lo scopo di verificare il funzionamento del sistema per sapere come gestire in modo efficace le proprie risorse informatiche.

Perché fare l’inventario del tuo parco apparecchiature IT?

Gestire risorse e inventario

L’inventario di un parco di apparecchiature informatiche è quindi essenziale per il funzionamento di un’azienda. Ti consente di tenere traccia delle risorse, sapere dove sono i dispositivi, da chi vengono utilizzati o anche in quali condizioni si trovano. L’inventario permette inoltre di gestire al meglio le scorte e di monitorare i dispositivi inutilizzati, obsoleti o fuori servizio. Ti sarà possibile analizzare lo stock “buffer” che servirà a mantenere l’attività lavorativa in caso di guasti, rotture o, più semplicemente, a fornire i prodotti necessari per i nuovi arrivati in azienda.

L’inventario è quindi un modo per prendere decisioni più ovvie e più rapide, in particolare per prendere in considerazione la riparazione, la permuta o il riciclaggio dei dispositivi. Ciò si traduce in una migliore gestione del ciclo di vita delle apparecchiature.

Anticipare onboarding e offboarding dei dipendenti

Gestire risorse e inventario

In un mondo del lavoro in cui il turnover è salito alle stelle, essere preparati a gestire gli arrivi (onboarding) e le partenze (offboarding) dei dipendenti è un asset prezioso. L’inventario consentirà quindi di fare il punto sui dispositivi disponibili o meno, in preparazione all’arrivo di un collaboratore. L’elenco diventerà uno strumento decisionale per determinare se saranno necessari acquisti, riparazioni o rifornimenti per garantire una scorta in caso di necessità.

Prepararsi all’arrivo di un dipendente è quindi essenziale, ma le partenze sono altrettanto importanti. Oltre alla sua inclusione nell’inventario, questa sarà l’occasione per analizzare lo stato dell’attrezzatura per classificarla: attrezzatura operativa, che necessita di riparazione, diventata obsoleta, ecc. Avrai quindi una visione generale precisa e strategica del tuo parco. L’inventario è un modo per gestire la tua flotta in modo ottimizzato e gestire al meglio i movimenti delle differenti apparecchiature informatiche.

Anticipare il rinnovo delle apparecchiature informatiche

Poiché l’inventario fornisce una visione chiara dei dispositivi informatici, del loro stato, dei loro movimenti e del loro ciclo di vita, consente anche di anticipare i rinnovi. Ma per questo, deve essere fatto regolarmente e diligentemente, idealmente, aggiornato non appena c’è movimento. In questo modo, l’attività di monitoraggio sarà meno lunga e dispendiosa in termini di tempo. Il rinnovo avrà poi il tempo di avvenire, senza dover essere fatto in fretta e senza fretta.

In breve, un inventario regolare e accurato aiuta a mantenere una buona esperienza utente.

Ottimizzare la cybersecurity del parco IT e delle sue apparecchiature

La cybersecurity è un passaggio essenziale nella gestione di un parco IT. Tuttavia, a causa della mancanza di competenze o informazioni in materia, si tratta di un ambito spesso sottovalutato. Partner specializzati possono aiutarti ad adattare il tuo livello di sicurezza in base alle tue esigenze. L’inventario delle apparecchiature informatiche è anche un’opportunità per controllare la sicurezza degli asset dell’intera flotta ed evitare di dimenticare le apparecchiature. Ciò garantisce una maggiore copertura, soprattutto in caso di smarrimento o furto di un dispositivo.

Modifica report fluidi

L’inventario verrà utilizzato anche per produrre report affidabili sul parco IT. Uno strumento per consentire il monitoraggio di tutti i movimenti e degli indicatori chiave che rifletteranno, ad esempio, l’attività, la CSR, le condizioni delle attrezzature. La rendicontazione, se semplificata, potrebbe aiutare ad anticipare la fine della vita dei dispositivi e le operazioni di riciclaggio che seguiranno.

Tieni traccia dei costi

Un inventario ottimizzato consentirà inoltre di gestire i diversi costi legati alla gestione del parco informatico. Per fare ciò, sarà necessario prendere in considerazione diversi indicatori come ad esempio il costo totale di proprietà (CTO), il costo di manutenzione o il costo di acquisizione. La conoscenza di questi diversi costi sarà una risorsa essenziale per gestire il flusso di cassa e le spese future legate a rinnovi, guasti, rotture o periodi di servizio post-vendita delle apparecchiature.

👉 L’inventario è un alleato ideale per le aziende e per la gestione delle flotte di dispositivi IT. Si tratta di uno strumento gestionale essenziale per la gestione delle scorte e un asset essenziale per gestire efficacemente la sicurezza informatica e la protezione dei dati. È anche un modo per anticipare il processo decisionale per mantenere un buon turnover del parco IT e massimizzarne l’utilizzo. Infine, è anche uno strumento essenziale per mantenere una visione complessiva del parco, per un’esperienza d’uso ottimale.

Parco attrezzature informatiche: le chiavi per un inventario di successo

Prerequisito essenziale: informazioni affidabili e concrete

Sembra ovvio, ma per un inventario di successo e pertinente sarà necessario basarsi su informazioni chiare e soprattutto affidabili. I dati raccolti, infatti, costituiranno l’elemento chiave per un corretto inventario e per altri che seguiranno successivamente.

Sarà quindi necessario, prima di procedere, raccogliere informazioni da diverse fonti (extranet degli operatori, MDM o gestione della flotta in tempo reale, ecc.). Verificare quindi l’attendibilità delle informazioni raccolte valutandone la coerenza.

Per effettuare un inventario che sia utile è necessario conoscere anche i dispositivi di cui tenere conto. 

Con noi di Connexing – Betoobe, puoi basarti sui seguenti dispositivi:

  • Postazioni di lavoro fisse e mobili
    • Computer desktop
    • Laptop
    • Cellulari
    • Tablet
  • Accessori:
    • Mouse
    • Tastiere
    • Schermi
    • Cuffie
    • Microfoni…
  • Connettività:
    • Chiavi 4G
    • Router 4G…
  • Altre dotazioni:
    • Chiavette USB
    • Hard disk…

 

Questo elenco ovviamente va compilato in funzione della specifica attrezzatura dei dipendenti dell’azienda e dell’organizzazione che ne deriva. Bisognerà, ad esempio, tenere conto del modello, ma anche della configurazione specifica del dispositivo, e del suo numero di serie. In questo modo l’inventario sarà pronto per essere redatto.

In Connexing – Betoobe, ti consigliamo di concentrarti sulle seguenti informazioni per effettuare il tuo inventario:

  • Nome del dispositivo o accessorio
  • Numero di serie
  • Marca e modello
  • Caratteristiche, configurazione specifica
  • Attribuzioni dell’hardware o dell’accessorio (utente, linea, ecc.)
  • Posizione (su sito o presso la sede dell’utente)
  • Data di acquisto (monitoraggio della garanzia) o inizio del contratto (leasing)
  • Stato (in uso, in riparazione, in stock, ecc.)
  • Documenti associati (contratti, fatture…)

👉 Con l’elenco completo delle attrezzature e degli accessori da tenere in considerazione, ci sono le basi solide per effettuare un inventario in modo efficiente. Sarà poi necessario determinare la periodicità con cui effettuare l’inventario delle apparecchiature informatiche, la modalità (automatica o manuale) e lo strumento utilizzato per farlo.

Effettua il tuo inventario con gli strumenti giusti

Raccogliere informazioni e poi verificarle è quindi la base per un inventario efficace. Ma è anche importante tener conto dello strumento giusto, che troppo spesso viene sottovalutato. È vero che un semplice foglio di calcolo Excel può svolgere il lavoro, ma si riscontrano presto i suoi limiti.

Sia che l’inventario venga effettuato in modalità automatica o in modalità manuale, è necessario dotarsi di uno strumento adatto e specifico.

Ecco gli strumenti che consigliamo in Connexing – Betoobe per ciascuno di questi metodi, che sono quelli che utilizziamo internamente e per i nostri clienti.

Effettuare un inventario automatizzato con un asset management classico (GLPI, EasyVista, ecc.)

I software di asset management più comunemente utilizzati sul mercato sono GLPI, EasyVista, ServiceNow e molti altri. Si tratta di strumenti molto completi ed efficienti, che offrono un gran numero di parametri per ciascun dispositivo della tua flotta.

Offrono una moltitudine di funzionalità e configurazioni per una gestione completa dei dispositivi e della flotta stessa. Questi strumenti sono estremamente potenti, ma questo a volte può renderli eccessivamente complessi, poco intuitivi e ingombranti.

 

👉 I vantaggi degli strumenti di gestione:

  • Piattaforme molto complete che ti permettono di gestire TUTTI gli strumenti (informatici e non)
  • Parametri e configurazioni molto precise

👉 Gli svantaggi:

  • Strumenti troppo completi, troppo pesanti, che a volte richiedono un lungo training per padroneggiarne tutte le potenzialità
  • Funzionalità che potrebbero sembrare superflue per la gestione del tuo asset IT
  • Non intuitivi
  • Potrebbero richiedere un budget elevato e di grande impatto

Gli strumenti di gestione delle risorse sono strumenti configurabili che consentono di gestire molte aree in una flotta di apparecchiature IT. Possono essere molto efficaci, se si investe il tempo di formazione necessario (per il manager, ma anche per i team) per configurarli e utilizzarli. In definitiva, si tratta di strumenti che possono essere scomodi da configurare e da utilizzare quotidianamente.

Esistono piattaforme di gestione degli asset IT più convenienti, più veloci da configurare e più intuitive nell’uso quotidiano, come il software MobileHub.

Fare un inventario con MobileHub

Un inventario effettuato con uno strumento specializzato diventa molto più semplice per gestire il tuo parco apparecchiature informatiche. È lo strumento ideale per la gestione e il monitoraggio quotidiano delle flotte – qualunque sia la dimensione dell’azienda o della flotta stessa – e per limitare il rischio di errori di conteggio o monitoraggio.

Connexing-betoobe ha creato la piattaforma MobileHub per dare una risposta a questa esigenza, facilitando e raggruppando la gestione di un parco dispositivi IT in modo da risparmiare tempo e tranquillità.

MobileHub offre funzionalità essenziali per gestire correttamente la tua flotta di apparecchiature informatiche:

  • Creazione di utenti, registrazione di apparecchiature informatiche e accessori (singolarmente o in blocco).
  • Gestione delle assegnazioni a ciascun utente di tutte le sue apparecchiature (dispositivi, accessori, linee, ecc.)
  • Registrazione dello stato dei dispositivi (assegnati, in riparazione, in reso, in stock, ecc.)
  • Gestione dei documenti associati a tutti i dispositivi, accessori inclusi (contratti, fatture, ecc.)
  • Gestione dell’assistenza post-vendita e delle riparazioni e riciclaggio dei dispositivi
  • Gestione dei movimenti
  • Gestione delle campagne di distribuzione
  • Sincronizzazione multisorgente sicura con strumenti di sicurezza (MDM, ecc.) e informazioni trasmesse dagli operatori
  • La riconciliazione automatica dei dati della flotta.
  • La creazione di rapporti di movimento, garanzie dei terminali, servizi post-vendita e riparazioni, lo stato della flotta, ecc.

 

 

Pertanto, con questo strumento di gestione, l’inventario dei dispositivi IT viene effettuato in pochi semplici passaggi:

  1. Una fase di inizializzazione: un passaggio che richiede azioni manuali, ma che è interamente guidato dalla piattaforma MobileHub. L’obiettivo è quello di effettuare una prima importazione della flotta con un file o uno strumento (esportazione dello stato della flotta dell’operatore, importazione di un file Excel esistente, collegamento ad uno strumento esterno, ecc.), dove il gestore della flotta può decidere manualmente cosa importerà o non in MobileHub (con un solo clic).
  2. La fase di vita e gestione della flotta IT e degli utenti: in Connexing – betoobe, l’intelligenza umana è al centro della gestione della flotta. Questo è il motivo per cui nella piattaforma di gestione MobileHub lo stato dell’inventario non viene aggiornato automaticamente. Lo strumento si basa su un sistema di alert inviati ai gestori delle flotte per informarli delle incongruenze che si possono sospettare. Questi gestori potranno quindi decidere quali aggiornamenti sono corretti e quali richiedono la verifica o le informazioni dell’utente (se un utente rimuove la scheda SIM fornita con il telefono aziendale e la inserisce nel proprio dispositivo personale, ad esempio) o un’altra operazione di gestione della flotta. Verranno poi evidenziate le incoerenze per consentire ai gestori della flotta di controllare i dati manualmente o utilizzando strumenti esistenti (soluzioni MDM (Intune, Hexnode, ecc.), extranet degli operatori, importazione di dati tramite CSV, ecc.

MobileHub offre così un inventario in tempo reale, potendo effettuare tutte le operazioni di gestione direttamente dalla piattaforma.

Grazie a questo strumento, beneficerai di una soluzione completa per realizzare i tuoi inventari e gestire tutti gli aspetti della flotta, in pochi passaggi.

Grazie a questo strumento, beneficerai di una soluzione completa per realizzare i tuoi inventari e gestire tutti gli aspetti della flotta, in pochi passaggi.

👉 I vantaggi dell’inventario semiautomatico con uno strumento dedicato:

  • Avere un database affidabile e facile da configurare
  • Tieni traccia di un inventario automatizzato e in tempo reale dei dispositivi e dei loro utenti
  • Gestire i diritti e l’accesso di più parti interessate
  • Limita l’errore umano ed evita la cancellazione involontaria delle informazioni

Ottieni facilmente informazioni in tempo reale dal parco risorse e utenti IT

Un budget controllato a differenza degli strumenti gestionali tradizionali

👉 Gli svantaggi dell’inventario automatizzato con uno strumento dedicato:

  • Richiedi un budget per lo strumento
  • Richiedi tempo per adattare e formare i team al nuovo strumento
inventario-con-mobilehub

Digitalizza la gestione del tuo parco IT

MobileHub aiuta i gestori della flotta IT a organizzare, eseguire e pianificare le proprie operazioni in pochi clic:

✅ Parco mobile: smartphone, tablet, PC, accessori

✅ Cybersecurity

✅ CSR

✅ Gestione utenti e terminali

✅ Report… e molto altro ancora!

Infine, partendo da zero, ci sono azioni semplici e veloci da implementare per affrontare la sobrietà digitale E ridurre l’impronta di carbonio:

  • Limita l’invio di e-mail, la loro archiviazione o i pesanti allegati associati:

L’84% delle e-mail sono interne all’organizzazione. Secondo il sito web della rivista Workplace, il 27% di essi non viene mai letto. Scegli quindi il tuo strumento di messaggistica istantanea, che consuma meno e dove scrivi meno.

  • Ottimizza il tuo materiale informatico:

– Esegui regolarmente gli aggiornamenti offerti

– Non lasciarlo costantemente collegato alla rete elettrica per evitare il surriscaldamento

– Attiva la modalità sospensione almeno ogni 10 minuti

– Spegni il PC e gli schermi la sera

utti questi punti sono riflessi da adottare per preservare la vostra attrezzatura e prolungarne la durata. Ciò aiuta a limitare l’impatto delle emissioni di carbonio se il tuo dispositivo funziona correttamente e puoi posticipare la data di rinnovo della flotta.

  • Scegli la rivalutazione delle attrezzature quando è necessario rinnovare la tua flotta:

Uno strumento che è obsoleto per te potrebbe non esserlo per qualcun altro. Offrire la tua attrezzatura a broker specializzati può ancora una volta offrire una seconda o addirittura una terza vita alla tua attrezzatura. Oltre alla sobrietà digitale, anche il consumo energetico può presentare margini di miglioramento.

 

In sintesi: le chiavi per un inventario dei dispositivi di successo

L’inventario informatico è quindi un elenco dettagliato che elenca tutte le apparecchiature informatiche, utilizzate e non, di un’azienda o di un ente.

Vero garante del corretto funzionamento del sistema, l’inventario è essenziale per gestire correttamente il proprio patrimonio IT.

Serve anche per:

  • Gestire in modo efficace risorse e inventario
  • Preparare l’arrivo e la partenza dei dipendenti
  • Anticipare il rinnovo dei dispositivi mancanti, obsoleti o non riparabili
  • Massimizzare la sicurezza dell’intero parco IT
  • Semplificare la reportistica (movimenti, assistenza post-vendita e riparazioni, dichiarazioni di garanzia, ecc.)
  • Gestire i costi (costo totale di proprietà, manutenzione o acquisizione, ad esempio)

Per ottimizzare il tuo inventario e avere una base solida, i passaggi essenziali tengono conto di:

  • Garantire l’affidabilità delle informazioni raccolte
  • Tenendo conto di tutte le attrezzature e gli accessori interessati
  • Dotatevi degli strumenti giusti per il monitoraggio

Sia che vengano eseguiti automaticamente o manualmente, esistono strumenti specializzati per eseguire in modo efficiente il tuo inventario, come ad esempio MobileHub.

Hai bisogno di un aiuto? i nostri esperti sono al vostro servizio.